TERMENI DE REFERINȚĂ privind contractarea serviciilor de închiriere spațiu, alimentație și cazare pentru desfășurarea a două traininguri de instruire tematice

1. Context AO EcoVisio intenționează să contracteze servicii de închiriere a unui spațiu adecvat pentru desfășurarea a două programe separate de instruire tematică în domeniul înverzirii / integrării principiilor de sustenabilitate și responsabilitate față de mediu. Programele de instruire vor fi organizate după cum urmează:

• 2 zile de training pentru reprezentanți ai ONG-urilor;
• 2 zile de training pentru reprezentanți ai GAL-urilor.

Având în vedere tematica instruirilor, este important ca spațiul selectat să reflecte, în măsura posibilului, o abordare ecologică și sustenabilă, și să asigure totodată condiții accesibile și confortabile pentru participanți și formatori.

2. Scopul achiziției Scopul acestei achiziții este selectarea unui furnizor care să asigure:

• un spațiu potrivit pentru desfășurarea instruirilor pe parcursul a 4 zile în total, organizate în două sesiuni separate;
• servicii conexe necesare pentru buna desfășurare a trainingurilor de tip full-day, inclusiv catering și cazare;

Serviciile vor include:

• închirierea sălii/sălilor de training;
• dotările tehnice necesare;
• servicii de catering;
• servicii de cazare pentru participanți și formatori;
• în cazul în care locația e în afara Chișinăului atunci să includă în ofertă costul transportului până la locație și înapoi.

4. Cerințe minime față de spațiu și servicii 4.1. Cerințe privind spațiul Spațiul oferit trebuie să:

• fie adecvat pentru desfășurarea unor instruiri de grup, în condiții profesionale;
• aibă capacitatea necesară pentru un număr estimativ de 20 participanți + 3 traineri per sesiune;
• fie bine iluminat, ventilat și dotat cu mobilier corespunzător;
• permită o organizare flexibilă a sălii, în funcție de metodologia trainingului;
• asigure liniște și condiții favorabile învățării și lucrului în grup.

4.2. Cerințe privind accesibilitatea și confortul Furnizorul trebuie să asigure:

• acces facil pentru participanți;
• condiții de accesibilitate pentru persoane cu nevoi speciale, în măsura posibilului și conform infrastructurii disponibile;
• grupuri sanitare funcționale și curate;
• spații adecvate pentru pauze și socializare;
• un mediu sigur, incluziv și confortabil pentru toți participanții.

4.3. Cerințe privind dotările tehnice Spațiul trebuie să dispună de minimum:

• proiector și ecran sau monitor de dimensiuni adecvate;
• flipchart și consumabile aferente;
• conexiune Wi-Fi stabilă;
• prelungitoare și surse de alimentare electrică suficiente;
• sistem audio, dacă este necesar.

4.4. Cerințe privind alimentația Furnizorul va putea asigura:

• Mic dejun, pauze de cafea pentru 20 participanți și 3 formatori;
• prânz și cină vegetariană/vegană pentru zilele de instruire;
• opțiuni alimentare pentru persoane cu restricții alimentare, dacă acestea vor fi comunicate din timp.

4.5. Cerințe privind cazarea Pentru cazare, furnizorul trebuie să poată oferi:

• cazare pentru 20 participanți și 3 formatori, în camere curate și sigure;
• condiții adecvate de confort și igienă;
• proximitate rezonabilă între spațiul de cazare și sala de instruire, preferabil în aceeași locație sau în imediată apropiere.

5. Componenta ecologică și sustenabilă Întrucât instruirile au tematică de înverzire, sunt încurajate ofertele care demonstrează integrarea unor practici sustenabile, precum:

• utilizarea eficientă a resurselor;
• spațiu eficient energetic;
• gestionarea responsabilă a deșeurilor;
• refuzul utilizării plasticului de unică folosință;
• utilizarea produselor locale, sezoniere sau cu impact redus asupra mediului;
• existența unor politici sau practici interne orientate spre protecția mediului;
• amenajarea spațiului într-un cadru natural sau cu elemente care susțin experiența de învățare în spirit ecologic. Aceste elemente vor constitui un avantaj în evaluarea ofertelor.

6. Perioada și formatul prestării serviciilor Serviciile vor fi prestate în luna iulie 2026, conform calendarului stabilit de comun acord cu AO EcoVisio. Furnizorul trebuie să aibă disponibilitatea de a găzdui:

• o sesiune de 2 zile pentru ONG-uri;
• o sesiune de 2 zile pentru GAL-uri. Datele exacte de desfășurare vor fi comunicate ulterior furnizorului selectat.

7. Eligibilitatea furnizorilor Pot depune oferte:

• persoane juridice și/sau fizice autorizate, conform legislației în vigoare;
• operatori economici care au experiență relevantă în prestarea serviciilor de găzduire a evenimentelor, instruirilor, atelierelor,
• conferințelor sau activităților similare.

8. Conținutul ofertei Dosarul ofertei va include:

• datele de identificare ale ofertantului;
• descrierea locației și a spațiilor propuse;
• descrierea serviciilor incluse;
• capacitatea spațiului și facilitățile disponibile;
• prezentarea elementelor de sustenabilitate și a practicilor ecologice;
• oferta financiară detaliată, exprimată în MDL, cu indicarea costurilor separate, după caz:
• chirie sală;
• mâncare vegetariană/vegană;
• cazare;
• echipamente și servicii logistice suplimentare;
• date de contact;
• exemple de colaborări anterioare sau recomandări, dacă sunt disponibile.

9. Criterii de evaluare Ofertele vor fi evaluate în baza următoarelor criterii:

• relevanța și adecvarea spațiului pentru desfășurarea trainingurilor;
• condițiile de accesibilitate și confort oferite participanților;
• calitatea serviciilor conexe;
• integrarea practicilor ecologice și sustenabile;
• raportul calitate–preț;
• disponibilitatea în perioada vizată.

AO EcoVisio își rezervă dreptul de a solicita informații suplimentare sau clarificări înainte de luarea deciziei finale.

10. Modalitatea de depunere a ofertelor Ofertele vor fi expediate la adresa de e-mail: procurement@ecovisio.org cu subiectul: Ofertă servicii spațiu training – înverzire Termen-limită pentru depunerea ofertelor: 18 mai, inclusiv Ofertele transmise după termenul-limită nu vor fi luate în considerare.

11. Persoană de contact Pentru întrebări sau clarificări privind acest apel, persoanele interesate o pot contacta pe : Țurcanu Madalina Coordonatoarea proiectului Email: madalina.turcanu@ecovisio.org, 060433724